Золотые правила делового письма

Погода в Усинске

- Прогноз 14 дней (hmn.ru)
- Прогноз 7 дней (rp5.ru)
- На 1-3 дня (gismeteo.ru)

Городские вебкамеры

1. Городская площадь
2. Памятник "Трем поколениям"
3. Православный Храм

Требуется повар - Требуется повар в ЦРБ на мясной цех. График работы: 5-дневная ...
Работа Спасателем - Открыта вакансия на должность спасателя в государственному ...
Кладовщик-оператор - На склад в г. Усинске ул. Промышленная, 28/1 требуется ...
Уборщица - Ищем уборщицу. Плавающий график, все подробности по телефону....
Требуются продавцы-кассиры - Приглашаем на работу в магазин Красное Белое, по адресу Возейская, ...

Все вакансии

Усинск Онлайн

- XML error in File: https://usinsk.online/news/rss/yandex/

КомиИнформ

- Погода в Коми 10 мая: в северных районах небольшой снег, в ю ...
- Сыктывкарцы смогли прикоснуться к артефактам Великой Отечест ...
- Р’ РРЅС‚Рµ 81вЂ‘СЋ РіРѕРґРѕРІС‰РёРЅСѓ Р’РµР»РёРєРѕР№ РџРѕР± ...
- Печора почтила память героев Великой Отечественной войны в р ...
- Участники специальной военной операции поздравили ухтинцев и ...
- Почему люди плачут спустя 81 год после войны: жители Коми ра ...

Городской форум

1. Флудилка, Болталка, Рюмочная - 2 [AV, Вчера, 23:05]
2. Велосипедисты объединяйтесь [AV, 06 May 2026]
3. Стихи [Мишa, 01 May 2026]
4. Кинематограф [Logotip, 29 April 2026]
5. Пора валить? [Logotip, 27 April 2026]
6. Где это снято? [AV, 15 April 2026]
7. Звуки музыки 2 [Золотой_рубль, 08 April 2026]
8. Зимник 202* [Chuck, 05 April 2026]
9. По облакам в весенней луже пройдётся твой дво... [Валерий Мазманян, 08 March 2026]
10. сериалы [Мишa, 28 February 2026]

Последние сообщения

Фотогалерея Усинска

- Последние добавления
- ТОП-100 фотографий
- Случайные фотографии

Бесплатные объявления

Прошивка AOVO M365 PRO - Делаю все и вся...
Семена туласи, в пакетике, для выращивания дом ... - Туласи Вы можете выращивать дома из семян. В пакетике двадцать штук семечек. Да, ...
Газета Русский Инвалид купить, подписка - Курьером в сервисе Яндекс. Еда работать полезно и познавательно, особенно если вы ...
Квартира - Сдам однокомнатную квартиру на длительный срок, есть всё необходимое для проживания. ...
Бесплатно бросить курить за несколько дней без лек ... - Если Вы хотите бросить курить и много раз пытались бросать это нехорошее занятие, но у ...

Все объявления

Наши партнеры

БНКоми

- Погода в Коми: холодный ветер и снег
- Обзор БНК: как муниципалитеты Коми отпраздновали 81-ю годовщину Велико ...
- Предприниматель потерял год стажа из-за нулевого дохода
- Ветеран СВО из Коми Георгий Носков: «Уверен, мои предки на моем месте ...
- В столице Коми после «задержания преступников» тушили пожар и обезвреж ...
- По Печоре прошел «Бессмертный полк»
- Оружие победы, фрагмент истребителя и ампутированные «конечности»: чем ...
- Житель Усть-Кулома создал ферму на 50 голов без найма работников

«СВ» продолжает знакомить читателей с правилами делового общения. Речь идет об электронных письмах. Предлагаемые советы помогут сэкономить время и быстрее решить рабочие вопросы.

В прошлом номере мы уже рассказали об обязательном заполнении темы в письме, об обращении к адресату, о необходимости подписывать письма, об отправке прикрепляемых файлов, о краткости и срочности. Сегодня речь пойдет об оформлении послания, его эмоциональности, проверке на ошибки и других вопросах.

ПРАВИЛО № 7. НЕФОРМАТ
Чтобы не мучать собеседника «потоком сознания», придерживайтесь четкой структуры в письме. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два – после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста – размещайте их в конце абзаца или письма списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней.

Совет: важное в письме можно выделить, но старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

ПРАВИЛО № 8. НЕЙТРАЛЬНО И ДЕЛИКАТНО
Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе. Помните, что любая переписка в интернете, в том числе и по электронной почте, может стать публичной по желанию одной из сторон.

Совет: перенесите личную переписку в мессенджеры, оставив почту только для рабочих вопросов. И да, слать мемы коллегам в корпоративной почте не стоит.

ПРАВИЛО № 9. СОХРАНИТЬ И ПРИУМНОЖИТЬ
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем, – история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Совет: важные переписки помечайте специальным флажком, так их будет проще найти.

ПРАВИЛО № 10. ПОВТОРЯЯ ПРОЙДЕННОЕ
Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу – дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз, возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так – смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Совет: никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их.

ПРАВИЛО № 11. ОБРАТНЫЙ ОТСЧЕТ
Отвечайте на письма в течение суток. Мы живем на невероятной скорости и через 24 часа ваш ответ, скорее всего, уже будет не нужен. Через двое суток – тем более.

Лучше напишите ответ при первой возможности. Или запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом – через мессенджер или по телефону.

Совет: если в этот момент вы загружены, ответьте отправителю, что разберете его вопрос позже. И уточните время.

ПРАВИЛО № 12. ДЕЛУ – ВРЕМЯ
Отправляйте письма в рабочее время. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой. К тому же ваше письмо может просто затеряться среди рассылок.

Совет: настройте отложенную отправку.

ПРАВИЛО № 13. ПИШИ – ПРОВЕРЯЙ
Аксиома, про которую не будет лишним напомнить, – пишите грамотно. Грубые ошибки могут испортить впечатление от общения. Вот несколько простых рекомендаций: каждое новое предложение начинайте с большой буквы, абзац пишите с новой строчки, не пренебрегайте запятыми и точками в конце предложения, пользуйтесь вопросительными знаками, если задаете вопрос.

Совет: перечитайте перед отправкой. За неправильно поставленную запятую вас никто не осудит, но регулярные грамматические ошибки точно снизят уровень доверия.

ПРАВИЛО № 14. ТОТ САМЫЙ АДРЕСАТ
Когда файлы, текст и тема письма готовы – пора определиться, кому мы отправляем письмо. Если отправляете e-mail сразу нескольким людям, то в поле «Кому» ставите главного получателя, а в поле «Копия» – всех остальных. Если хотите, чтобы письмо получил кто-то еще, но его не должны увидеть другие участники переписки – ставьте его адрес в поле «Скрытая копия», при наличии такой функции.

Совет: если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем». Потому что за обсуждаемый вопрос в переписке могут отвечать сразу несколько человек.

ПРАВИЛО № 15. ОТЛОЖЕННАЯ БЛАГОДАРНОСТЬ
Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста».

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время, не отвлекайте собеседника.

Совет: лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

ПРАВИЛО № 16. СЕКРЕТНЫЙ КОД
Не пишите информацию, которую нужно скрыть, ведь все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Например, может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем.

(С) Подготовила Валентина НОВИКОВА